作業が倍速!超便利なExcel「条件付き書式」の便利な小技5選

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エクセル

表示形式や罫線などを設定する書式設定は誰もが利用しています。しかし、書式設定にはもう一つ「条件付き書式」の設定があります。上手く活用すればExcelの作業効率が格段に上がるのですが、意外と知られていません。

今回はそんな「条件付き書式」の小技を5つご紹介したいと思います。

(なお、スクリーンショットを撮影するのに用いたExcelのバージョンは「Excel for Mac Version 15.22」です。)

1.「重複データ」を一目瞭然に

Excelでデータの管理を行う場合、同じデータが複数出てはいけないケースがあります。その場合に行われるのが「重複チェック」です。当然のことながら目視でチェックするのは非効率ですし、ミスが出てしまいます。

IF関数とCOUNTIF関数を組み合わせて重複チェックを行うこともできます。しかし、「条件付き書式」を使えば、関数を使うよりも少ない手間でチェックできます。

Step 1

重複をチェックしたいセルを選択した後、【条件付き書式】をクリック。
【セルの強調表示ルール】→【重複する値】と選択。

スクリーンショット 2016-05-21 10.42.07

Step 2

【スタイル】の選択肢から【クラシック】を選択。

スクリーンショット 2016-05-21 0.38.58

Step 3

【一意の値または重複する値だけを書式設定】を選択。
書式は自分の好みに合わせて任意に選択。(下記のスクリーンショットでは【濃い赤の文字、明るい赤の背景】を選択)

スクリーンショット 2016-05-21 10.44.48

Step 4

データが重複していれば、指定した書式設定が適用されていることが確認できる。

スクリーンショット 2016-05-21 10.47.01

2. 「ステータス管理」を一目瞭然に

複数のメンバーが一つのプロジェクトを行うことがあります。メンバーはそれぞれタスクを抱えていて、タスクごとに進捗状況はバラバラであることは珍しくありません。メールやチャットで情報をシェアすると、次第に錯綜し混乱していきます。

ステータス情報の管理は、各人の進捗状況を一つのExcelファイルにまとめ、共有しておくと便利です。さらに、ステータスが視覚的にわかりやすいファイルを作るためには、条件付き書式を用いることができます。

設定例

・進捗状況のステータスが2種類(「着手」「未着手」)
・「未着手」は黄色、「対応中」はピンクの背景になるように設定

Step 1

まずはステータスの列を選択し、【条件付き書式】をクリック。
展開したメニューから【セルの強調表示ルール】→【指定の値に等しい】と選択。

スクリーンショット 2016-05-21 1.16.38

Step 2

スタイルは【クラシック】、そして【次の値に等しい】を選択。
その後、カラム部分をクリックし、展開するウィンドウの入力スペースに【未着手】と入力。
書式から【ユーザー設定書式】を選択。
開いたウィンドウで黄色の背景を選択し、【OK】ボタンを押す。

スクリーンショット 2016-05-21 6.48.13

Step 3

「未着手」と入力されたセルの背景が黄色に変化していることが確認できる。

スクリーンショット 2016-05-21 6.58.42

Step 4

Step 2のと同じように、スタイルを【クラシック】、そして【次の値に等しい】を選択。
カラム部分をクリックし、【着手】と入力する。
書式から【ユーザー設定書式】を選択。
ピンクの背景を選択し、OKボタンを押す。
スクリーンショット 2016-05-21 6.57.43

Step 5

「着手」と入力されたセルの背景がピンクに変化していることが確認できる。

スクリーンショット 2016-05-21 6.58.58

3.「上位◎%」「下位◎人」などを一目瞭然に

データには定性的なデータ(住所や男女、郵便番号など)もあれば、定量的なデータ(◎点や◎円など)も含まれます。定量的なデータに「重み」(上位◎%、下位◎人など)を付けたい時、しばしば使われるのが並び替えです。

しかし、順番を知りたいのではなく「重み」だけを知りたいだけなら並び替えをする必要はなく、条件付き書式の設定で一目瞭然にすることができます。

Step 1

重みを知りたいデータを選択し、【条件付き書式】をクリック。
展開したメニューから【上位/下位ルール】→【平均より上】と選択する。

スクリーンショット 2016-05-21 10.57.58

Step 2

スタイルは【クラシック】、【平均より上または下の値だけを書式設定】と【より上】が自動的に選択されていることを確認する。
そして書式は任意のものを選択。(今回は【明るい赤の背景】を選択)
最後に【OK】ボタン押す。

スクリーンショット 2016-05-21 11.00.00

Step 3

「平均より上」の値が入力されたセルが、指定の書式になっていることが確認できる。

スクリーンショット 2016-05-21 11.04.34

4.「条件に合致している行全体」を一目瞭然に

スプレッドシートには複数のデータ要素が入力されています。その中から特定のデータ要素に着目し、目的のデータが入力されている「行全体」を目立たせたい時があります。

こうしたニーズにも条件付き書式の設定を活用することができます。

Step 1

表全体を選択し、【条件付き書式】をクリック。
展開したメニューから【指定の値に等しい】を選択。

スクリーンショット 2016-05-21 11.17.51

Step 2

スタイルは【クラシック】、そして【数式を使用して、書式設定するセルを決定】を選択。
入力部分に【=$抽出データの対象範囲の先頭=抽出したいデータ】を入力する。(例えばC列に入力されている商品Bの購入者を明らかにしたければ【=$C2=”B”】と入力)
書式は任意のものを選択。(スクリーンショットでは【濃い緑の文字、緑の背景】を選択)
最後に【OK】ボタン押す。

スクリーンショット 2016-05-21 11.35.56

Step 3

商品Bを購入した人の行全体に任意の書式設定がなされていることが確認できる。

スクリーンショット 2016-05-21 11.36.37

5.データの「量」を一目瞭然に

定量的なデータがズラズラ並んでいると、どのデータがどれぐらい大きいか、一見してはわかりにくいものです。ところが条件付き書式の設定を用いれば、データの量を一目瞭然にすることができるのです。

 

Step 1

量を知りたいデータを選択し、【条件付き書式】をクリック。
展開したメニューから【データバー】をクリック。
さらに展開したメニューから好きな色を選択。(今回は【赤のデータバー】を選択)

スクリーンショット 2016-05-21 11.43.06

Step 2

データの量がデータバーによって一目瞭然になっていることが確認できる。

スクリーンショット 2016-05-21 11.45.48

まとめ

以上が「作業が倍速!実は凄い威力を発揮する、Excelにある『条件付き書式』の便利な小技5選」でした。どれもこれも僅かなステップで、作業効率をアップする技ばかりです。ぜひお試し下さい。

 

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