表示形式や罫線などを設定する書式設定は誰もが利用しています。しかし、書式設定にはもう一つ「条件付き書式」の設定があります。上手く活用すればExcelの作業効率が格段に上がるのですが、意外と知られていません。
今回はそんな「条件付き書式」の小技を5つご紹介したいと思います。
（なお、スクリーンショットを撮影するのに用いたExcelのバージョンは「Excel for Mac Version 15.22」です。）
1.「重複データ」を一目瞭然に
Excelでデータの管理を行う場合、同じデータが複数出てはいけないケースがあります。その場合に行われるのが「重複チェック」です。当然のことながら目視でチェックするのは非効率ですし、ミスが出てしまいます。
IF関数とCOUNTIF関数を組み合わせて重複チェックを行うこともできます。しかし、「条件付き書式」を使えば、関数を使うよりも少ない手間でチェックできます。
Step 1
【セルの強調表示ルール】→【重複する値】と選択。
Step 2
Step 3
書式は自分の好みに合わせて任意に選択。（下記のスクリーンショットでは【濃い赤の文字、明るい赤の背景】を選択）
Step 4
2. 「ステータス管理」を一目瞭然に
複数のメンバーが一つのプロジェクトを行うことがあります。メンバーはそれぞれタスクを抱えていて、タスクごとに進捗状況はバラバラであることは珍しくありません。メールやチャットで情報をシェアすると、次第に錯綜し混乱していきます。
ステータス情報の管理は、各人の進捗状況を一つのExcelファイルにまとめ、共有しておくと便利です。さらに、ステータスが視覚的にわかりやすいファイルを作るためには、条件付き書式を用いることができます。
設定例
・「未着手」は黄色、「対応中」はピンクの背景になるように設定
Step 1
展開したメニューから【セルの強調表示ルール】→【指定の値に等しい】と選択。
Step 2
その後、カラム部分をクリックし、展開するウィンドウの入力スペースに【未着手】と入力。
書式から【ユーザー設定書式】を選択。
開いたウィンドウで黄色の背景を選択し、【OK】ボタンを押す。
Step 3
Step 4
カラム部分をクリックし、【着手】と入力する。
書式から【ユーザー設定書式】を選択。
ピンクの背景を選択し、OKボタンを押す。
Step 5
3．「上位◎％」「下位◎人」などを一目瞭然に
データには定性的なデータ（住所や男女、郵便番号など）もあれば、定量的なデータ（◎点や◎円など）も含まれます。定量的なデータに「重み」（上位◎％、下位◎人など）を付けたい時、しばしば使われるのが並び替えです。
しかし、順番を知りたいのではなく「重み」だけを知りたいだけなら並び替えをする必要はなく、条件付き書式の設定で一目瞭然にすることができます。
Step 1
展開したメニューから【上位／下位ルール】→【平均より上】と選択する。
Step 2
そして書式は任意のものを選択。（今回は【明るい赤の背景】を選択）
最後に【OK】ボタン押す。
Step 3
4．「条件に合致している行全体」を一目瞭然に
スプレッドシートには複数のデータ要素が入力されています。その中から特定のデータ要素に着目し、目的のデータが入力されている「行全体」を目立たせたい時があります。
こうしたニーズにも条件付き書式の設定を活用することができます。
Step 1
展開したメニューから【指定の値に等しい】を選択。
Step 2
入力部分に【=$抽出データの対象範囲の先頭＝抽出したいデータ】を入力する。（例えばC列に入力されている商品Bの購入者を明らかにしたければ【=$C2=”B”】と入力）
書式は任意のものを選択。（スクリーンショットでは【濃い緑の文字、緑の背景】を選択）
最後に【OK】ボタン押す。
Step 3
5.データの「量」を一目瞭然に
定量的なデータがズラズラ並んでいると、どのデータがどれぐらい大きいか、一見してはわかりにくいものです。ところが条件付き書式の設定を用いれば、データの量を一目瞭然にすることができるのです。
Step 1
展開したメニューから【データバー】をクリック。
さらに展開したメニューから好きな色を選択。（今回は【赤のデータバー】を選択）
Step 2
まとめ
以上が「作業が倍速！実は凄い威力を発揮する、Excelにある『条件付き書式』の便利な小技５選」でした。どれもこれも僅かなステップで、作業効率をアップする技ばかりです。ぜひお試し下さい。
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